Så lyckas du med innovationsupphandling

Mats Rundkvist, Västerås Stad. Foto: Tomas Henriksson

Innovationsupphandlingar ses som ett viktigt verktyg för att lösa de utmaningar som offentliga verksamheter står inför. Genom att släppa gamla tankemönster och underlätta för nya idéer har Västerås stad blivit ett föredöme på området.

– Ett slentrianmässigt sätt att använda sig av LOU leder lätt till att man omedvetet stänger ute både nya leverantörer och nya lösningar, säger Mats Rundkvist, strateg inom välfärdsteknologi och e-hälsa på Västerås Stad.

Genom att föra in nya innovationer i äldreomsorgen har Västerås stad blivit något utav en förebild när det gäller innovationsupphandlingar. Ett område man satsat stort på är det Mats Rundkvist kallar e-hemtjänst, där man jobbat intensivt för att hitta nya lösningar på gamla problem.

– Vi har upphandlat trygghetskameror som gör att vi inte behöver väcka folk när vi egentligen bara ska gå hem till dem för att se att de sover gott. Eller oroligt enkla bildtelefoner som gör att vi kan göra tillsyn via bildtelefoni. De upphandlingarna har haft en anpassad kravbild, både vad gäller leverantör och lösning, säger Mats Rundkvist.

Västerås stad har även deltagit i EU-projektet SILVER som handlar om nya innovationer kring robotik, som ska göra äldre mer självständiga. Inom SILVER arbetar man med det som kallas för ”förkomersiell upphandling”, där man upphandlar forskning snarare än färdiga produkter. Projektet avslutas nästa år med en leverans av prototyper för smarta rullatorer som hjälper äldre att röra sig fritt, utan hjälp från hemtjänst eller vårdpersonal. En produkt som inte funnits om det inte varit för SILVER.

Läs mer: Så skapar Västerås stad prisvinnande innovationer

Utmanar gamla tankesätt

Enligt Mats Rundkvist har satsningen på innovationsupphandlingar inneburit stora fördelar för Västerås eftersom man frigjort sig från sina förutfattade meningar om hur problem ska lösas. Istället har man låtit marknaden komma med nyskapande idéer, som både effektiviserat och förbättrat äldrevården.

– Det handlar om att ta ett steg tillbaka från hur man brukar göra och verkligen fråga sig i varje led av processen: vad gagnar det vi vill åstadkomma? Alltså att inte oreflekterat kopiera texter eller metoder från förra upphandlingen. Men det handlar också om att ha gjort en verkligt god marknads- och behovsanalys, berättar Mats Rundkvist

Framgångsreceptet handlar dels om att upphandla utifrån funktionsbaserade krav snarare än krav på hur en lösning ska se ut. Dessutom har man varit noggranna med att inkludera de äldre i processerna, så att man faktiskt får en lösning som motsvarar deras behov. För att inte stänga ute innovativa företag har man också vågat tänka nytt när det gäller kraven som man ställer på företagen i upphandlingarna.

– I Västerås stad är vi vana vid att ställa krav på att leverantörerna måste ha en viss ekonomisk stabilitet, en viss storlek och att man måste vara ISO-certifierade för miljö och kvalitetsledning. Det är inte alla innovation företag som klarar de kraven. Då måste vi se till att varken slentrianmässigt använda de här kraven eller slentrianmässigt ta bort dem. Utan vi måste göra en medveten riskbedömning och utifrån vår marknadsanalys avgöra om vi kan få de anbud som vi vill ha om vi har de här kraven kvar, säger Mats Rundkvist.

Innovationsupphandlingar sprider sig

Enligt Mats Rundkvist finns det också lärdomar att dra av innovationsupphandlingar som går att applicera på alla typer av upphandlingar. Att våga tänka nytt och dra nytta av de möjligheter som finns på marknaden är något som fler borde utnyttja, tycker han.

– Man blir så lätt hemmablind. man tror att man är neutral men det är för att man har en begränsad bild av vad som är möjligt. Det är det som är hela tricket med utvecklingsfrämjande upphandling att  upptäcka var man är hemmablind.

Tre tips för lyckad innovationsupphandling:

Marknadsanalys

Det är svårt att göra det här utan att kolla in vad marknaden har att erbjuda. Har man haft kontakt med ett företag så är det lätt att man bara ser deras lösning men man måste titta utåt och se vad som finns där ute.

Hitta förebilder

Man kan söka efter andra kommuner som gjort utvecklingsfrämjande upphandling på samma område för att se hur de har gjort. Det är jättelärorikt att läsa andras förfrågningsmaterial.

Ta hjälp av Upphandlingsmyndigheten

I och med att Upphandlingsmyndigheten har bildatas så har regeringen velat skilja mellan Konkurrensverket som gör tillsyn på kommuner och myndigheter så att vi följer LOU och  Upphandlings- myndigheten finns till för att stödja oss så att vi vågar tänka nytt och vågar tänka på utvecklingsfrämjande. Det är deras enda uppgift nu kan man säga ,så man ska inte tveka på att ta del av deras vägledning.

(Visited 407 times, 1 visits today)